远程办公(在家办公)你准备好了吗?

2020年02月03日 5394次浏览


编者注:因为疫情导致全国性的假期边长,很多省市都延长到了10号开工,这就导致大部分企业不得不让核心员工开始远程办公。
最近有很多相关远程办公的工具和支持,很多机构和个人也都整理了,这篇文章推荐大家阅读,从另外的一个角度来谈如何更好的远程办公,同时也指出一些HRSAAS从设计上的问题。推荐给大家。

文章来自:FutureWork未来办公 作者:未来办公李明

疫情还在持续,但开工不容拖延,很多公司终于都被迫施行了远程办公策略。

最近几天,陆续看到朋友圈的很多人都在发布关于疫情期间远程或者在家办公的消息。一时间,让很多做办公saas软件和远程视讯会议设备的公司觉得终于等到了远程办公的春天。 无论是确定还是不确定的因素,让很多企业相信远程办公终将成为一种趋势,但没人会想到是以这样的方式,并以这样的速度开始。

面对远程办公,我们准备好了吗? 现代办公的内容与活动,让很多工作行为不再依托特定的物理环境,只需要通过电脑和IT技术就可以实现,这也促成了办公方式的进化。远程办公的本质是一种工作方式的改变,在特定背景下,远程办公具有积极意义。 从公共政策上来讲,远程办公是受到公共政策制定者欢迎的,支持者指出远程办公可以通过多种方式减少通勤时间和成本,减少能源消耗和交通拥堵。疫情当前,远程办公成了时下最优的选择。

另外,远程办公有助于那些有照顾责任的人平衡工作与生活。因此,对于需要兼顾家庭与工作的资深职场人士来说,远程办公制度,成了吸引人才的重要福利。像微软高管一方面宣传了公司的产品,一方面分享的远程办公的经验:战疫,微软资深高管的十余年远程办公管理经验分享

-组织性是基础-

不止微软,如今有越来越多支持远程协同办公的工具被设计出来。但远程办公的最大障碍并不是来自这些软件工具问题,而是组织性。即现在的组织管理理念与远程办公方式的本质冲突。在远程办公中,管理层担心在没有直接监督的情况下,员工可能会偷懒,出现效率和工作态度上的懈怠,同时管理者从心理上也不愿放弃对员工的直接监督和控制。 因此我们可以看到,一些saas产品的设计除了强调协同性的同时,都在加强远程监管功能,甚至有比在办公室办公更大尺度的监管方式。 显然,他们并没有站在个人伦理的角度做这件事,而只是立足企业视角去设定功能。

 

如何更好的实施远程办公,有不少企业和个人在知乎上给出了他们的智慧:

企业远程办公策略的实施考验着管理者的智慧,检验着远程办公人员的职业精神,更是在审视组织制度。

企业远程办公成功实施的基础在于组织从实质意义上的支持。对比传统阶层式的组织,当代性的组织更具有实施远程办公的优势。当代性的组织,对于员工是否在办公隔间或者工作位上工作这件事看的并不重要,团队合作是当代性组织的主旨,当代组织的灵活性与活力确保组织对外部环境变化的适应性与竞争优势;团队中的每一名员工都被赋予更高的自由与权利,可以更灵活平等的交换想法、意见以及评价,从而让每名员工有更高的工作士气 在管理风格上很大程度依赖于软技能——建立共识、建立关系、倾听和理解,建立互信机制,心甘情愿地带领团队而不是拖拖拉拉。正是这些无形关系与价值观,形成了远程办公非命令性的约束,以及自我管理意识,间接促进了远程办公人员之间的粘性。

 

-空间即工具-

科技类工具保障了远程工作的即时性与效率。科技发展加速促进了远程办公的可执行性。但疫情来临之时,我们才发现,很多人的家居空间并不是一个理想的办公环境。而实体的物理环境反而成为了影响我们工作质量的因素。尤其对于北上广的租房一族,在有限的生活空间内,很难再创造出理想的工作区域--老铁扎心啊!。



显然,我们很多人的居住环境,还并没为办公做好准备,这也是很多人所讨论的办公仪式感,而这恰恰需要空间氛围来塑造。

提升远程办公的技能,除了要懂得运用技术类的工具外,创造一个功能兼顾舒适的在家办公环境,同样是一门技术。

首先,依据你的工作性质与需求,进行办公环境的布置。根据你的工作性质,确定对于桌面、办公文具、收纳以及设备的需求。例如,不同的人不同的工作性质对桌面需求完全不同,有的希望有条理,有的则会希望办公桌是一种看似凌乱无序的状态。

其次,确保有独立的区域。理想情况下,你的办公环境应该在一个安静的地方,能够有利于你快速进入工作状态。独立环境可以保证工作的专注性,也可以在远程协作或电话会议时不被外界干扰,这一点尤其重要,特别当你与你的家人👪或者室友同住时。

第三,条件允许的情况下,你的家庭办公室要有充足的工作照明,包括自然光。在光线充足的空间中工作,不仅可以减轻眼睛疲劳,且能更好地提升工作效率。研究表明,在工作区域内增加绿植同样有利于提升工作效率,并创造更愉悦的工作氛围。



另有研究表明,在家办公的人,更容易忽略时间而造成久坐。因此准备一张好的人体工学座椅,或者升降办公桌,更有利于保障你的个人健康。当然,设定闹钟提醒适时的运动一下也是非常有必要的。

最后,准备一些即时贴或者白板,做任务的提醒,确保工作任务的条理性与节奏。一个好的家庭办公环境,意味着你会更有效率地工作,更有可能享受在家工作的乐趣。

远程办公对于我们绝大多数的人来说,还仅仅停留在理念上。在这次特殊情况下的远程办公迫降,也需要注意管理上的用力过猛,造成远程压力,适得其反。 远程办公面前,我们都是新生。因此,这也需要我们保持开放的意识,健康的工作态度,共同学习并理解这一过程,积累宝贵的经验。

 

关于远程办公或在家办公,你有什么好想法?

 

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