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韦纳
HR们，Linkedin CEO韦纳教您管理电子邮件的7个方法
[摘要]HR们每天都会收到大量的邮件，是不是常感觉杂乱的收件箱使你们心烦意乱呢？按照韦纳的这些方法去做，能非常高效地管理收件箱，电子邮件就不会成为负担。
作者：杰夫·韦纳（Jeff Weiner），Linkedin首席执行官。
我常常听到人们抱怨说自己收到的电子邮件太多，收件箱让他们感到心烦意乱。这种说法总是让我觉得惊讶，因为我的看法跟他们大相径庭。
经过努力，我已经把我的收件箱打造成了一个信息枢纽——我用它来和全球各地26个城市的4300多名员工进行日常沟通和信息交换。这并不是说我热衷于收发电子邮件，也不是说我从来没有在收件箱这件事上遇到过麻烦。
但是，这些年来，我已经找到了有一些非常有用的窍门。只要按照这些方法去做，我就能非常高效地管理收件箱，电子邮件就不会成为我的负担。
以下是这些方法的总结。如果你也有一些管理收件箱的好办法，不妨跟帖留言。
1、如果你希望少收到电邮，那就少发电邮
在我看来，管理电子邮件的金科玉律异常简单，那就是“少发邮件”。
我第一次注意到这个问题，是在以前的一家公司里，当时有两个跟我合作关系非常密切的人要离开公司了。他们都很喜欢用电邮进行沟通，而且每天工作的时间也很长，因此他们发送了大量电子邮件。当他们在公司的时候，我们的电子邮件来往节奏似乎完全正常。只有在他们离开后，我才意识到，我收件箱里的邮件流量减少了大约20%-30%。
事实证明，不只是他们写的电子邮件让我的收件箱变得如此拥挤——我写给他们的回信，其他收件人或者抄送者写的回信也功不可没。
意识到这种状况后，我决定做一个实验：不随便发邮件，绝对有必要的情况除外。最终结果就是，我收到的电子邮件减少了，管理收件箱的任务变得容易了。一直到现在我都坚持了这个做法。
2、把一些邮件标记为“未读”
选中电子邮件，点击鼠标右键，会显示一系列后续选项。其中之一是“标记为未读邮件”。通过采用这个方法，我的工作方式发生了极大转变。
由于可以把邮件标记为未读，我就可以快速翻阅收件箱，回复一些最紧急的事情，删除不相关的事情，并且把希望晚一点再处理的事情标记为“未读邮件”。这减少了我的工作压力，我不再需要马上回复全部邮件了（之前我害怕某个重要的电子邮件如果不马上处理，就会被我完全忘记，所以会马上回复全部邮件）。把邮件标记为“未读邮件”，也相当于列出了待办事项。
我希望在每天结束时，标记尽可能少的“未读邮件”，希望能把当天的邮件全部处理掉。但是如果当晚无法做到这一点，我会在第二天早上处理完前一天的“未读邮件”。
3、建立一种常态
过去几年里，我一直遵循着非常有规律的作息时间：早上5：00至5：30起床；花大约一个小时来处理收件箱里的邮件；然后看当天的新闻；吃早餐，与孩子们一起玩；锻炼；去办公室；回家；哄女儿睡觉；与妻子吃晚饭；然后放松，通常的放松方式是看电视（在播广告的时候，或者情节比较枯燥的时候，就处理我的收件箱）。
事实证明，当我坚持按照这个作息时间生活时，管理收件箱非常容易。然而，每次我对这个作息时间稍作更改（比如长时间外出旅行，或者有几天特别忙碌），处理收件箱就会变得非常困难。
因为这会等导致一种特别麻烦的“滚雪球”效应：未读邮件一日复一日地累积起来，产生了额外的压力。情况每况愈下，让我不堪重负。
我觉得，避免这种状况的最佳方法就是确立一个日常作息时间表，并且坚持下去。本杰明-富兰克林就是这么做的，如果这个方法对富兰克林有用，对你也应该有用。
4、措辞要准确
语言很重要。在写电子邮件时要注意选择措辞，避免产生歧义和误解。你表达得越清楚明了，就越能避免混乱，因为如果邮件写得比较含糊的话，就会有人回信问问题，以便确认情况。把邮件写得清楚明了一些，你和你的团队才能更好地把精力集中在手头的工作上。
5、把“收件人”和“抄送”分开
可能对很多人来说，在发送电子邮件的时候，“收件人”和“抄送”基本上是同一个意思。但其实不是。你需要区别对待它们。你给谁发邮件，你期望从谁那里获得回信？你要把他们放进“收件人”一栏。而谁需要大致了解一下情况，你就“抄送”给谁。
如果你不明确表示希望谁做出回应，你可能会收到一大堆回信。如果你只需要一个人回信，却在“收件人”一栏里填写了六个人，那么你可能就会收到六封不同的回信（出现六个不同的新主题）。
6、确认收到了邮件
这一条很简单：如果对方把你列在“收件人”一行，你就需要回个信，表示你已经收到了他的邮件。这种回信不需要写很长，话越少越好，比如就写“谢谢”、“明白了”、“有道理”就行。这样对方就知道你收到了邮件，你也不需要他再发送额外的信息或内容了，这样他也可以放心。
如果你不回应，对方不知道你是否收到邮件，这样一来，他们不仅会担心你是否收到了邮件，还有可能再给你发一封同样内容的电子邮件，而且这次还会抄送给其他一些人：希望那些人中有一个能够回应。抄送的人越多，你的收件箱就可能变得越拥挤。
7、有些事情需要在线下沟通
如果使用得当，电子邮件可以成为一个很有价值的生产力工具。但如果使用不当，它也可以造成很大的破坏——比如当你使用电子邮件来沟通非常微妙、非常敏感，注定要引起争议的问题时。
这样的情况很常见：用电子邮件交流时，一旦出了什么岔子，人们开始变得意气用事，开始说一些绝不会当面说的话。我以前的一个同事称这种状况是“敲键盘的时候变得很英勇”。
如果你发现自己卷入了是非争论的电子邮件中，请帮自己一个忙：停止发邮件。然后，要么拿起电话，要么直接走到那个人的办公室去讨论。面对面的互动，可以提供电子邮件所缺乏的背景，有助于防止不必要的争论。
这些都是我多年来学到的、最宝贵的收件箱处理方法。每当我偏离这些做法时，我就一定会感觉很累……当我遵循这些做法时，电子邮件就会在我的日常工作中发挥富有价值的重大作用。
[文章来源：领英人物 责任编辑：jimmonzang]
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