• 目标计划
    回顾远程办公这一周,做好这4点效率绝对高 春节假期已经结束了,防疫大战仍在继续。很多企业都开启了远程办公模式,那么工作的效率与成果要如何保障呢?本文将从状态切换、目标计划、同频工作、管理机制等维度进行分析。 一.如何快速进入工作状态 在家远程协同办公的最大挑战是员工的办公效率会逐渐降低,管理效率降低。远程办公之所以比较难,主要原因来自于工作状态的切换。家中的一切陈设:床、沙发、椅子,会给人带来心理暗示——你可以躺下来休息一会了。所以太容易把自己从工作状态中切换到生活状态。 1.保持仪式感和节奏感 即便是在家办公,也要认真洗漱、吃早餐,按照正常的工作时间上班、下班。并且家居服的舒适感会给人放松、休息的暗示,故而为快速进入状态还是要换上较为正式的衣服开始办公,同时也增加了切换到休闲状态的成本。 以上动作可以保持办公的节奏感与仪式感。在我们无法切换物理空间的时候,只能通过这些节奏感、仪式感将心理潜意识切换到工作的状态中。这点极其重要。 2.不在休息区工作 过于舒适的休息区也是进入办公状态的一大阻碍。有条件的朋友可以到书房工作。家中陈设没有书房或者工作区的朋友,尽量去一个相对封闭一点的空间去工作,比如阳台。这样的环境会给大脑一些暗示,使得自己一直保持在工作的状态。 3.时间管理 在家工作会有很多琐碎的事情干扰到自己。烧个水、喂喂猫……一旦工作状态被这种琐事打断,再进入状态就相对困难了。做好时间管理尤为重要。可以为自己设置几个合理的休息时间段。比如从何时开始午休,到何时截止。 在这里推荐大家使用番茄时间管理法——工作25分钟,然后休息5分钟。在工作的25分钟内全力以赴保持较高的工作效率,当然这也是很耗费精力的,所以在集中精力工作一段时间后,还要留出5分钟的休息时间,帮助恢复精力,再进入下一段工作中。 更重要的是要事先跟家人打好招呼,做好沟通工作:“我现在虽然是在家,但是现在是处于工作状态,所以除了特别重要的事情之外,请不要打扰我。” 二.保持同频工作带来归属感 一个人在家办公很容易有孤单的感觉,越发懒散。所以提倡企业为员工创造同频工作的条件,让员工意识到不是在一个人在战斗,产生归属感。 比较容易操作的是工作上的同频。最简单的方式就是例会——早例会、晚汇报。 早例会是最基本的,到上班的时间马上启动早例会(最好是视频形式),既可以帮助组内员工保持良好的精神状态,也可以帮大家加油打气明确一天的工作目标。 晚例会的目的是要复盘这一天做了什么工作、产出是什么,以保证工作目标的推进。同时也要鼓励大家主动地分享自己的工作进度,以便大家互相了解工作进展到什么程度了,在协同配合上也便于达成一样的节奏。 三.目标管理与任务拆解 目标管理本质是价值的动力。目标管理的意义在于让大家时刻清晰工作的目标是什么。 在当前特殊的状态下,目标与计划的颗粒度越小越好。建议在目标设定的过程中,以周目标为核心,向上推导到月度目标,各部门负责人协商制定工作的月度目标与方向;向下制定详细的日工作任务。远程协作办公,最注重的应该是日产出,结果导向而不是工作时长。 提炼日工作任务,一定要符合smart原则。注意这里所说的是工作任务而不是目标,可以理解为每日工作要做的动作、要做的具体的事。比如:给客户打电话、写一篇文章……同时也要明确完成到什么程度。有详细的工作动作、有明确的完成程度,才是一份有效的日工作任务列表。 小组的组长、部门的负责人,可以组织成员梳理当天的工作任务列表,保证每日进度正常有明确的产出。 目标的设定与拆解也是训练一个人管理能力的过程。 四.管理机制 远程办公的管理机制保证有多个维度,比如说激励机制、流程、协作等等。本文将从最核心的激励机制维度展开来谈。也就是如何通过机制鼓励员工,让大家处于一种非常高效的工作状态。这里为大家介绍两种激励机制—— 1.做自己喜欢的事 最好的激励就是让大家做自己喜欢做的事。怎么样从激励机制上去鼓励员工,让大家做自己感兴趣的工作呢?推荐一套好用又是大家熟知的方法——OKR管理法。它并不是简单的绩效管理工具,而是目标管理与执行的工具。O是目标与任务,KR就关键结果。 OKR与KPI有本质的区别。首先,它的核心内容70%不是由领导指定的关键行为,员工按部就班执行就可以了。而是员工从完成目标的角度出发,提出需要做的关键结果;第二,OKR的工作内容是以成就感驱动的,而非以奖罚驱动。尤其在远程办公的这段时间,还可以通过OKR的方法来分辨员工的类型。 我们经常说员工可以分为三种类型: 自燃型——不需要被动激励,每天都充满了激情; 可燃性——平时表现平平,基于一些激励,他也可以调动起激情去工作; 阻燃型——不但自己不愿意工作,还会传播负面信息,影响其他员工的工作热情。 通过在这段时间的远程办公过程中,观察大家的表现出的状态,可以大致分辨出员工属于哪种类型。在以后的任用培养提拔中,也可以作为一个依据。 2.全绩效管理驱动 现实情况下,大多数企业中绝大部分员工仍然属于可燃型。需要企业施加奖励、惩罚作为动力。在这种情况下OKR未必适用,故而特殊时期可以启动全绩效考核机制。 全绩效考核比KPI更加严格,会将员工薪资结构中70%以上均与工作绩效挂钩。虽然这种管理模式效果显著,但也需要与员工充分沟通清楚,保证员工的基本工资水平的情况下执行。 五.协同办公工具选择 1.远程协作办公软件 推荐使用WPS文档和石墨文档。WPS文档是云端储存的,除协作办公、远程共享外还有一个非常重要的功能——可以在文档程序中发起会议。参与人可以看到发起人记录、修改文档的动作。它还可以同时展示多种不同类型的文件,PPT、EXCEL、PDF可以快速的切换演示。并且文件类型也可以切换,比如:Word可以切换为ECXEL、PPT。 另一个是石墨文档,可以做到多人协作办公,同时在文档上修改内容,也非常方便好用。 2.沟通工具 微信企业版是非常好用的协作沟通工具。它是从业务沟通角度来设计功能。微信企业版的微信群容量也比我们普通使用的微信群大很多,可以容纳几千人在群内沟通。并且可以在群内发起视频会议,协作办公非常方便。 3.项目管理工具 有项目管理需求的企业可以使用 “Teambition” 和 “tower” 这两个工具。这次为了应对疫情,“Teambition”开放了三个月的企业版权限,协同办公人数上限是1000人,基本上足以满足大多数企业的使用需求。它还有看板功能,非常方便查看项目的进展。“tower"”与 “Teambition” 差不多,从现在开始到3月1日对新用户免费开放。远程办公可以说是未来组织办公的一种新趋势。随着时代的发展,未来企业的组织结构也可能会被打破,合伙人的模式会更加普遍。许多优秀的人才,将成为独立创业者,为不同的公司提供着自己擅长的专业服务。 韩都衣舍、罗辑思维的等优秀的企业已经开始使用类似的组织模式。这次防疫的特殊时期也可能是个契机,让我们直接实践一次新模式的跨越。   作者: BOSS爱人才 来源:https://mp.weixin.qq.com/s/--3hZUjFFIhHxYbgLV3rvQ
    目标计划
    2020年02月10日